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Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung informiert über die Verarbeitung personenbezogener Daten auf unserer Webseite sowie im Kunden- und Mitarbeiterportal. Welche Daten im Einzelfall verarbeitet werden, richtet sich danach, welche Funktionen genutzt werden.

1 Verantwortlicher

Ein Datenschutzbeauftragter ist nicht benannt. Datenschutzanfragen können unmittelbar an den Verantwortlichen gerichtet werden.

2 Allgemeine Rechtsgrundlagen

Wir verarbeiten personenbezogene Daten insbesondere zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen und zur Vertragserfüllung nach Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO, zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten nach Art. 6 Abs. 1 Buchst. c DSGVO, auf Grundlage berechtigter Interessen nach Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO oder aufgrund einer Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 Buchst. a DSGVO. Beschäftigtendaten werden, soweit erforderlich, zusätzlich auf Grundlage von § 26 BDSG verarbeitet.

3 Bereitstellung der Webseite und Serverprotokolle

Beim Aufruf unserer Webseite und des Portals verarbeitet der Webserver technisch erforderliche Daten. Dazu können IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene Adresse, übertragene Datenmenge, Referrer, Browser, Betriebssystem und Meldungen über den Abruf gehören. Die Verarbeitung dient der sicheren, stabilen und fehlerfreien Bereitstellung sowie der Abwehr von Missbrauch. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt im sicheren Betrieb unserer Internetangebote.

Technische Protokolldaten werden grundsätzlich spätestens nach 90 Tagen gelöscht, sofern sie nicht zur Aufklärung eines konkreten Sicherheitsvorfalls oder zur Durchsetzung beziehungsweise Abwehr von Rechtsansprüchen länger benötigt werden.

4 Cookies und lokale Speicherung

Webseite und Portal verwenden technisch notwendige Cookies beziehungsweise lokale Browser-Speicherungen, soweit dies für Anmeldung, Sitzungsschutz, Sicherheitsfunktionen, Spracheinstellungen oder die vom Nutzer ausdrücklich gewählten Portal- und Benachrichtigungsfunktionen erforderlich ist. Rechtsgrundlage für den Zugriff auf das Endgerät ist § 25 Abs. 2 TDDDG; die anschließende Verarbeitung erfolgt je nach Funktion nach Art. 6 Abs. 1 Buchst. b oder f DSGVO. Nicht notwendige Analyse- oder Werbetechnologien werden nur nach vorheriger Einwilligung eingesetzt.

5 Kontaktaufnahme

Wenn Sie uns über das Kontaktformular, per E-Mail, telefonisch oder auf einem anderen Kommunikationsweg kontaktieren, verarbeiten wir die von Ihnen mitgeteilten Angaben, insbesondere Name, Kontaktdaten, Inhalt und Zeitpunkt der Anfrage. Dies geschieht zur Bearbeitung der Anfrage und möglicher Anschlussfragen. Bei vertragsbezogenen Anfragen ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO Rechtsgrundlage, im Übrigen Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO. Die Daten werden gelöscht, sobald die Anfrage abschließend bearbeitet ist und keine gesetzlichen Aufbewahrungsfristen oder berechtigten Gründe für eine weitere Speicherung bestehen.

6 Kunden- und Mitarbeiterportal

Das Portal unterstützt die Zusammenarbeit mit Kunden und Beschäftigten sowie die interne Betriebsorganisation. Dabei können insbesondere folgende Daten verarbeitet werden:

• Stamm-, Kontakt-, Adress-, Konto- und Zugangsdaten,
• Kunden-, Objekt-, Projekt-, Vertrags-, Angebots-, Auftrags- und Rechnungsdaten,
• Termine, Aufgaben, Nachrichten, Hinweise und Kommunikationsdaten,
• hochgeladene Dokumente, Fotos, Leistungsnachweise, Protokolle und Unterschriften,
• Arbeits-, Pausen-, Fahrt-, Kilometer-, Einsatz- und Abwesenheitsdaten,
• für Abrechnung und Personalverwaltung erforderliche Vergütungs- und Kostendaten,
• technische Anmelde-, Sicherheits-, Änderungs- und Zugriffsprotokolle.

Bei Kunden erfolgt die Verarbeitung zur Anbahnung und Durchführung von Verträgen, zur Dokumentation erbrachter Leistungen, zur Abrechnung und zur sicheren Kommunikation nach Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO sowie aufgrund gesetzlicher Pflichten. Bei Beschäftigten erfolgt sie zur Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses nach § 26 BDSG sowie zur Erfüllung arbeits-, steuer- und sozialrechtlicher Pflichten. Rollen- und mitarbeiterbezogene Berechtigungen begrenzen den Zugriff auf die jeweils erforderlichen Daten.

7 Zeiterfassung und GPS-Standortdaten

Wenn die GPS-Funktion für ein Mitarbeiterkonto ausdrücklich freigeschaltet ist, kann das Portal während einer aktiven Zeiterfassung in begrenzten Abständen Mitarbeiter-ID, Zeitstempel, geografische Koordinaten, Positionsgenauigkeit und die Zuordnung zum Zeiteintrag beziehungsweise Projekt verarbeiten. Die Erfassung beginnt frühestens mit der aktiven Zeiterfassung und endet mit Pause, Ausstempeln oder der automatischen Beendigung. Außerhalb einer aktiven Zeiterfassung findet keine Standorterfassung statt.

Die Daten dienen ausschließlich der Koordination und Dokumentation dienstlicher Außeneinsätze sowie der Klärung konkreter einsatzbezogener Unstimmigkeiten. Sie werden nicht für eine verdeckte Dauerüberwachung, allgemeine Leistungsrankings oder ausschließlich automatisierte arbeitsrechtliche Entscheidungen verwendet. Die Rechtsgrundlage wird vor der Freischaltung für den jeweiligen Einsatzzweck geprüft; in Betracht kommt insbesondere § 26 Abs. 1 BDSG. Personenbeziehbare GPS-Daten werden spätestens 90 Tage nach der Erfassung gelöscht, sofern keine konkret dokumentierte gesetzliche Pflicht oder ein Rechtsstreit eine vorübergehende Sperrung erfordert.

8 Dokumente, Freigaben und elektronische Bestätigungen

Das Portal ermöglicht die Bereitstellung und Bestätigung von Angeboten, Verträgen, Leistungsnachweisen, Wartungsprotokollen und weiteren Dokumenten. Dabei werden Dokumentinhalt, Version, ausgewählte Positionen, Zeitpunkt, beteiligtes Konto, technische Nachweisdaten und gegebenenfalls eine Unterschrift verarbeitet. Dies dient dem Vertragsabschluss, der Vertragsdurchführung und der Beweissicherung nach Art. 6 Abs. 1 Buchst. b und f DSGVO. Rechtlich relevante Versionen werden entsprechend gesetzlicher Aufbewahrungsfristen und zur Geltendmachung oder Abwehr von Ansprüchen aufbewahrt.

9 E-Mail und Push-Benachrichtigungen

Das Portal kann ereignisbezogene E-Mails und - nach ausdrücklicher Freigabe auf dem jeweiligen Gerät - Web-Push-Nachrichten versenden. Für Push-Nachrichten werden eine gerätebezogene Push-Adresse, kryptografische Schlüssel, Gerätebezeichnung sowie Zustell- und Öffnungsstatus verarbeitet. Die technische Zustellung erfolgt über den Push-Dienst des verwendeten Browsers oder Betriebssystems. Push kann jederzeit in den Geräte- oder Portaleinstellungen deaktiviert werden. Rechtsgrundlage ist je nach Nachricht Art. 6 Abs. 1 Buchst. b oder f DSGVO beziehungsweise eine Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 Buchst. a DSGVO.

10 Lexware Office

Soweit für Kundenverwaltung, Angebote, Rechnungen, Belege, Zahlungen und Buchhaltung erforderlich, werden Daten zwischen dem Portal und Lexware Office ausgetauscht. Dazu können Kunden- und Kontaktdaten, Adressen, Angebots- und Rechnungspositionen, Beträge, Zahlungsstatus sowie Beleg- und Zuordnungsdaten gehören. Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 Buchst. b und c DSGVO sowie unser berechtigtes Interesse an einer nachvollziehbaren und effizienten kaufmännischen Verwaltung nach Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO.

11 Strecken- und Entfernungsermittlung

Für die Berechnung von Anfahrten und Tourstrecken kann das Portal Adressen an Dienste der openrouteservice-Infrastruktur beziehungsweise der Heidelberg Institute for Geoinformation Technology gGmbH übermitteln. Übertragen werden die für die Strecke benötigte Start- und Zieladresse beziehungsweise daraus ermittelte Koordinaten sowie technisch notwendige Verbindungsdaten. Die Funktion wird nur eingesetzt, soweit sie für Planung, Angebot oder Vertragsdurchführung erforderlich ist. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. b beziehungsweise f DSGVO.

12 Unterstützende Nutzung künstlicher Intelligenz

Wir können KI-gestützte Werkzeuge unterstützend einsetzen, beispielsweise zur Formulierung, Strukturierung, Zusammenfassung oder Prüfung von Texten und Vorgängen. Personenbezogene Daten werden dabei nur übermittelt, wenn dies für den konkreten Zweck erforderlich und datenschutzrechtlich zulässig ist. Eingaben werden auf das notwendige Maß begrenzt und, soweit möglich, anonymisiert oder pseudonymisiert. Besondere Kategorien personenbezogener Daten sowie vertrauliche Beschäftigten-, Gesundheits- oder Zahlungsdaten werden nicht ohne gesonderte Prüfung und geeignete Schutzmaßnahmen an einen KI-Dienst übermittelt.

KI-Ausgaben werden nicht ungeprüft zur Grundlage von Entscheidungen mit rechtlicher oder vergleichbar erheblicher Wirkung gemacht. Eine ausschließlich automatisierte Entscheidung im Sinne von Art. 22 DSGVO findet nicht statt. Wird ein externer KI-Anbieter mit personenbezogenen Daten eingesetzt, erfolgt dies auf einer passenden Rechtsgrundlage, mit den erforderlichen Verträgen und - bei Drittlandübermittlungen - geeigneten Garantien. Über einen regelmäßigen produktiven Einsatz und den konkreten Anbieter wird an der betreffenden Funktion zusätzlich informiert.

13 Empfänger und Auftragsverarbeiter

Daten erhalten intern nur Personen, die sie für ihre Aufgaben benötigen. Externe Empfänger können insbesondere Hosting-, IT-, E-Mail-, Push-, Routing-, Buchhaltungs-, Steuerberatungs-, Zahlungs-, Telekommunikations- und gegebenenfalls KI-Dienstleister sein. Daten werden außerdem übermittelt, wenn dies gesetzlich vorgeschrieben, zur Vertragserfüllung erforderlich oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen notwendig ist. Auftragsverarbeiter werden nach Art. 28 DSGVO vertraglich gebunden.

14 Drittlandübermittlungen

Werden Dienste eingesetzt, bei denen Daten außerhalb der Europäischen Union oder des Europäischen Wirtschaftsraums verarbeitet werden können, erfolgt die Übermittlung nur, wenn die Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO erfüllt sind, beispielsweise aufgrund eines Angemessenheitsbeschlusses, geeigneter Garantien oder einer gesetzlich vorgesehenen Ausnahme. Nähere Angaben werden bei der jeweiligen Funktion gemacht, soweit eine solche Übermittlung tatsächlich stattfindet.

15 Speicherdauer

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie sie für den jeweiligen Zweck erforderlich sind. GPS-Daten und reguläre technische Protokolle werden grundsätzlich nach spätestens 90 Tagen gelöscht. Portalstammdaten bestehen für die Dauer des Kontos beziehungsweise der Geschäfts- oder Beschäftigungsbeziehung. Vertrags-, Buchungs-, Rechnungs- und Steuerunterlagen werden entsprechend den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen aufbewahrt; diese können je nach Unterlage insbesondere sechs, acht oder zehn Jahre betragen. Nach Ablauf der jeweiligen Frist werden die Daten gelöscht oder anonymisiert, sofern keine Ansprüche, Rechtsstreitigkeiten oder sonstigen gesetzlichen Gründe entgegenstehen.

16 Datensicherheit

Wir treffen angemessene technische und organisatorische Maßnahmen. Dazu gehören insbesondere verschlüsselte Übertragung, rollenbezogene Zugriffsrechte, sichere Sitzungen, Protokollierung sicherheitsrelevanter Vorgänge, Schutz von Dateien vor öffentlichem Direktzugriff, Datensicherung und regelmäßige Prüfung der Berechtigungen.

17 Ihre Rechte

Sie haben im Rahmen der gesetzlichen Voraussetzungen das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch. Erteilte Einwilligungen können mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. Zur Ausübung Ihrer Rechte genügt eine Nachricht an info@service-ristow.de.

Sie können sich außerdem bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren. Für uns zuständig ist die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen, Kavalleriestraße 2-4, 40213 Düsseldorf, www.ldi.nrw.de.

18 Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir aktualisieren diese Datenschutzerklärung, wenn sich rechtliche Anforderungen, unsere Internetangebote oder die eingesetzten Verfahren ändern. Es gilt die auf dieser Seite veröffentlichte Fassung.

Stand: 11. Oktober 2026